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送別会の幹事で会費を扱うときの3つの注意点。記録、精算、報告。

      2016/01/24

春は卒業や異動、転職などのシーズンです。

そこで送別会の幹事を任せらて神経を使うのが会費や費用の扱いです。

お金のことですから収支をしっかりと管理して、後に明瞭に報告する事が必要です。

これを適当に行うと職場や所属するコミニュティーで信用を損ねることにもなりかねません。

逆に誰もが納得するように幹事の役割を果たせば貴方の株はあがります。

幹事が費用を扱う時の3つの注意点を参考にしてみて下さい。

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送別会に関して集まった金額を記録する。

送別会を開催するにあたって集まるお金には参加者からの会費、上司や関係者からの寄付金などがあります。

集まったお金に関して「誰から、いつ、いくら」預かったかを詳細に記録しましょう。

さらに領収書を渡しておけば、後に誤解や収支の誤差などがおきた場合に記録と渡した領収書を照らし合わせる事もできます。

幹事側の記録だけでは、集金された方が渡した金額を勘違いしていてトラブルになることも回避できます。

そして費用の扱いは1人で行わず、2人以上で行うほうがベストです。

複数の人間でお金を管理する方が、集金された側からの信用と安心感を得る事ができます。

このように集金の際にその場で記録をとり、領収書を渡すという姿を見せておくことは非常に大切なポイントです。

送別会終了後は速やかに精算する

送別会が終わって2日~3日後には精算を終わらせましょう。

これに時間がかかるのも印象的に良くありません。

出来るだけ早く収支計算できるように、事前にエクセルなどで簡単に収支報告書を作成しておき、集金や寄付を預かったらすぐに入力していけばお金の管理も楽になります。


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収支報告書を参加者に開示する

精算が完了し収支報告書が完成したら速やかに、参加者と協賛してくださった方々に開示しましょう。

社外の方ならメールで報告するのが効率的ですね。忘れてはいけないのは協賛のお礼は必ず直接お会いするか、電話で伝えましょう。

社内の場合は社内メール、回覧、配布などの方法で報告し、収支に対する質問には早急に返答できるように整理しておきましょう。

また、飲食店で割引やサービスを受けたような事案も記載し明確にしておきましょう。

まとめ

送別会の幹事でここまで気を使わなくてはいけないの?って思われる方もいるでしょう。

しかし、お金に対する執着は普段の人柄とは別って方も多いのです。

もし、費用の管理や収支報告に疑念を持たれたときにお金の流れの記録と、集金した相手への領収書の発行で双方の勘違いを防止しましょう。

お金でもめると後を引くので、慎重に幹事の役目を完遂してくださいね!!

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